Datayhdistyksen puolesta tehdyistä hankinnoista aiheutuneista kuluista haetaan kulukorvausta lähettämällä sähköpostia osoitteeseen kulukorvaus@datat.fi. Jos kulu liittyy johonkin tiettyyn projektiin, kuten dataleffaan tai databileisiin, sähköposti kuuluu lähettää myös projektin talousvastaavalle, joka kuittaa kulun olevan projektin tiedossa ja hyväksymä. Kulukorvausviestistä pitää ilmetä seuraavat asiat:
- Korvattava summa euroissa
- Mille pankkitilille summa maksetaan
- Kuka on tehnyt hankinnan
- Mihin tai miksi hankinta on tehty
- Tosite hankinnasta (kuitti)
- Esim. yksityishenkilöiltä hankituista asioista tositteeksi kelpaa myyjän allekirjoittama lappu, jossa lukee selvästi mitä, milloin, keneltä ja mihin hintaan on hankittu
Seuraavaa mallia voi halutessaan käyttää kulukorvaushakemuksensa pohjana.
Lähettäjä: Erkki Esimerkki <erkki@esimerkki.fi>
Vastaanottaja: <kulukorvaus@datat.fi>
Cc: Tapahtuman talousvastaava <talousmatemaatikko@esimerkki.fi>
Aihe: Datatapahtuman 1.1.1970 kuluja
Summa: 123,00€
Tilinumero: FI12 3456 7890
- Ohjelmaan tarvittu hilavitkutin 23,00€
- Ruuat 84,02€
- Valkotaulutusseja derivointikilpailuun 15,98€
Kuitit ovat viestin liitteenä.
Hallitus käsittelee kulukorvaushakemukset pääsääntöisesti seuraavassa kokouksessaan.